Nadat ik vorige week heb geschreven over waaróm je eerst je inhoudsopgave zou willen schrijven (en waarom niet) in Informatief schrijven: van overzicht naar detail of andersom?, deze week wat tips voor hóe je dat kunt aanpakken. Beginnen met de hoofdlijnen heeft duidelijk voordelen, maar als je het niet gewend bent is het wel even wennen! Ik laat je zien hoe dit stukje is geschreven. Dit stukje begon als een rijtje woorden:
- Waarom
- Zoek logische stukken
- Vastleggen: post-it’s, mindmap, tekst
- Vooraf, achteraf: vaste elementen
- Uitleg voor de lezer over inhoud en opbouw
- Kapstok maken
- Vier is teveel
- En nu de jassen aan de kapstok
Die woorden werden kopje, die kopjes kregen inhoud. Je ziet hieronder dat de woorden niet allemaal één op één kopjes zijn geworden, en dat er kopjes bij zijn gekomen, maar dat geeft niet. Ik ga je laten zien hoe je zelf een tekst (of presentatie) structureert door eerst de inhoudsopgave te schrijven. (Het kopje “waarom” heb ik alvast laten vervallen: dat heb ik vorige week al verteld immers!)
Stap 1: Zoek logische stukken en verbanden
Eerst moet je de belangrijkste stukken zoeken. Vergelijk het met een dagje uit plannen: dat begint niet met wat er op de broodjes van de picknick moet, nee: je gaat eerst kijken, wat je gaat doen. Dan ga je misschien kijken hoe je overal komt en waar je wat kunt eten. Zo doe je dat ook voor je rapport (of voor een presentatie): eerst kijk je naar de belangrijkste stukken.
Maar hoe dan? Soms is het logisch, bijvoorbeeld omdat je een proces moet beschrijven met verschillende stappen, of als je de gezichtspunten van meerdere groepen weer gaat geven of zoiets. Dan maak je daar de belangrijkste stukken van je rapport van.
Je kunt je inhoudsopgave of rode draad ook al vastleggen voordat je alle informatie hebt. Dat helpt je om gestructureerd te werk te gaan: je weet immers al hoe het hele verhaal er uit moet gaan zien, doordat je overzicht hebt. Als je te maken hebt met informatie zonder structuur moet je die gaan zoeken. Dat gaat het beste als je het op papier zet, op een manier dat je voor jezelf het overzicht kunt houden. Bijvoorbeeld:
Op post-it’s
Schrijf wat jij denkt dat de belangrijkste elementen elk zijn duidelijk leesbaar op een aparte post-it. (Voor wie graag digitaal werkt: het kan ook digitaal, maar dat is minder intuïtief.) Ga dan de post-it’s ordenen: wat hoort bij elkaar? Je zult zien dat er groepjes ontstaan, misschien hoort er wel een titel bij elk groepje? Ontbreekt er nog informatie? Al schuivend en schrijvend zul je zien dat er een ordening en een volgorde ontstaan. Je zult ook zien dat je dingen hebt opgeschreven die uiteindelijk niet het belangrijkste zijn, die worden straks geen hoofdstuk maar een paragraaf. Probeer al niveaus aan te brengen: niveau 1 is hoofdstuk, niveau 2 is paragraaf, niveau 3 is subparagraaf. (Voor een presentatie beperk je je slides het beste tot twee niveaus, maar je eigen spiekbrief mag een derde niveau hebben hoor!) Die niveaus kun je het beste ordenen door de titel vooraan of bovenaan te zetten, en daarachter de paragrafen en daar weer achter de bijbehorende subparagrafen. (Niet elke paragraaf hoeft sub-paragrafen te hebben.) Je krijgt een tafel of muur met in de ene richting je hoofdstukken op volgorde, en in de andere richting bij elk hoofdstuk de informatie die er in moet.
Mindmappen
Maak een mindmap. Midden op een groot vel papier schrijf je het belangrijkste onderwerp van je rapport (bij een onderzoek bijvoorbeeld de hoofdvraag). Daar omheen zet je de onderwerpen die ermee te maken hebben en die je wilt gaan beschrijven. Je verbindt ze met het hoofdonderwerp. Je zult zien dat sommige onderwerpen bij elkaar horen, trek daar een lijntje tussen (om de andere woorden heen als ze niet vlakbij elkaar staan). Ook zul je zien dat je sommige onderwerpen verder uit kunt splitsen: dan krijg je vertakkingen bij de onderwerpen. Ben je visueel ingesteld, gebruik dan afbeeldingen in plaats van of bij de woorden. (Ook mindmappen kan overigens digitaal, maar daarbij heb je minder vrijheid dan op papier.)
Je hebt nu je belangrijkste onderwerpen verzameld. Kijk daarna goed of alle takjes op hetzelfde niveau zitten: zijn alle woorden even belangrijk, of merk je dat er woorden bij de eerste tak staan die eigenlijk aan een andere tak moeten komen? Straks worden de eerste vertakkingen je hoofdstuktitels, de tweede de paragraaftitels en de derde de titels van eventuele subparagrafen. Zit je nu alleen nog met je volgorde. Daarvoor denk je goed na over hoe je je verhaal het beste aan iemand zou kunnen uitleggen. Gebruik cijfers om de volgorde aan te geven, of schrijf meteen een inhoudsopgave waarin je de kopjes uit je mindmap gebruikt.
In tekst
Ben je meer van de laptop dan van de stiften òf is de tekst die je moet gaan schrijven niet erg lang, dan kun je ook gaan typen. (Deze tips werken ook op papier, maar vaak zul je je rapport typen, dus ik ga er even vanuit dat je dit deel ook al typt.) Wat doe je? Je maakt een lijstje van de onderwerpen die je wilt behandelen, gewoon, alles onder elkaar, net zoals ik bovenaan heb gedaan. Vervolgens ga je daar goed naar kijken: zijn ze allemaal van hetzelfde niveau of zijn er bij die minder belangrijk zijn? Die zet je dan met een opsommingsteken onder het woord waar het bij hoort. Bijvoorbeeld:
Vastleggen
- post-it’s
- mindmap
- tekst
Zo geef ik aan dat onder de kop vastleggen drie subparagrafen komen. Bij een rapport is je hoogste niveau titel, dan paragraaf en dan subparagraaf. Probeer sub-subparagrafen te vermijden, een kop als “1.3.6.4 Post-it’s” (hoofdstuk 1 paragraaf 3 subparagraaf 6 sub-subparagraaf 4) is wat veel van het goede, vind je niet? Je kunt op dat niveau je tekst heus nog wel tussenkopjes meegeven maar het is voor de lezer erg verwarrend als die qua opmaak op echte titels lijken, omdat het lastig is zoveel verschillende titels van elkaar te onderscheiden.
Uiteraard kijk je ook naar de volgorde van de onderwerpen. Ze staan al op een rijtje, dus dat zie je snel: klopt het zo, of moeten er nog dingen verplaatst worden?
Vooraf, achteraf: vaste elementen
Bij elk stuk, bij elk rapport heb je vaste elementen die er structuur aan geven. Een inleiding en een slot, maar bij een rapport ook dingen als een samenvatting, voorwoord, inhoudsopgave, lijst van tabellen en figuren, verklarende woordenlijst, literatuurlijst, bijlagen… Dat worden natuurlijk ook kopjes in je inhoudsopgave.
Stap 2: Kapstok maken
OK, nu heb je dus alle elementen verzameld en op volgorde gezet. Heb je ze al getypt op een rijtje staan, dan is je kapstok al klaar en kun je door naar het maken van je inhoudsopgave in stap 3. Heb je een mindmap of een muur vol post-it’s dan is dit het moment om achter je computer te gaan zitten. Je gaat nu alle kopjes, op volgorde en op het juiste niveau, omzetten in een voorlopige inhoudsopgave. Kijk even wat je prettig vindt: je kunt gebruikmaken van een opsomming met meerdere niveaus, of je maakt een tabel met een kolom voor elk niveau.
Sorry voor het scrollen maar ik wil het je even laten zien. Voor dit stukje ziet optie 1 er zo uit:
Inleiding
Stap 1: Zoek logische stukken en verbanden
- Op post-it’s
- Mindmappen
- In tekst
- Vooraf, achteraf: vaste elementen
- Kaft
- Samenvatting
- Summary
- Voorwoord
- Inhoudsopgave
- (enz.)
Stap 2: Kapstok maken
Stap 3: Van kapstok naar inhoudsopgave
- Vier is teveel
- Van mini-samenvatting naar pakkende kop
- En nu de jassen aan de kapstok
- Uitleg voor de lezer over inhoud en opbouw
Slot
Optie 2 wordt zo:
| Inleiding | ||
| Stap 1: Zoek logische stukken en verbanden
|
Op post-it’s | |
| Mindmappen | ||
| In tekst | ||
| Vooraf, achteraf: vaste elementen | Kaft
Samenvatting Summary Voorwoord Inhoudsopgave (enz.) |
|
| Stap 2: Kapstok maken | ||
| Stap 3: Van kapstok naar inhoudsopgave | Vier is teveel | |
| Van mini-samenvatting naar pakkende kop | ||
| En nu de jassen aan de kapstok | ||
| Uitleg voor de lezer over inhoud en opbouw | ||
| Slot |
Stap 3: Van kapstok naar inhoudsopgave
OK, de ruggengraat van je rapport ligt er! Nu de brug naar een leesbaar rapport of artikel. Een paar tips:
Vier is teveel
Ken je het spelletje “drie is teveel”? Kinderen staan met zijn tweeën, de één achter de ander, in een kring of door elkaar op een veld. Één is de tikker, en één loopt los. Die los loopt gaat achter een tweetal staan, maar: drie is teveel, dus de voorste moet wegrennen en is dan de losse speler. De tikker probeert dat losse kind te tikken, maar zodra die achter een ander groepje gaat staan is dat kind veilig en is er een nieuwe losse speler. Goed opletten dus voor alle voorste kinderen èn de tikker.
Bij het schrijven speel ik een ander spelletje: vier is teveel. Ik probeer te zorgen dat onder elke titel of onder elk kopje zo’n drie kopjes of subkopjes komen. Twee kan, vier kan ook, vijf mag ook wel, het is geen ijzeren wet. Maar: als je erg veel kopjes onder een titel kwijt moet, kijk dan kritisch of je niet twee groepen kunt maken. Bij het zoveelste kopje zijn mensen anders kwijt waar het hoofdstuk ook weer over ging.
Daarnaast is drie een belangrijk getal in de retorica, mensen vinden het aantrekkelijk als ze precies drie argumenten krijgen bijvoorbeeld. Misschien omdat je maar een beperkt aantal losse dingen in je hoofd kunt bijhouden. Afijn: vind je in je inhoudsopgave een trits van tien kopjes onder elkaar, kijk dan of je er twee of drie groepen van kunt maken. (Bij mij zou ik bijvoorbeeld de opsomming over de vaste elementen kunnen samenvatten tot voorwerk, binnenwerk, nawerk: dat leest lekkerder dan de lijst in het voorbeeld hierboven, en dan had ik die nog niet eens afgemaakt omdat hij te lang werd.)
Van mini-samenvatting naar pakkende kop
Voor een informatief artikel is de basis dat de kop de inhoud weergeeft. Op dit blog speel ik daar een beetje mee, in een scriptie zou ik gewoon voor functionele titels en kopjes gaan. Of een (beetje) prikkelende kop “Vier is teveel” met een verduidelijkende ondertitel “Drie kopjes is ideaal”. Blijf weg van al te flauwe beeldspraak: “voorgerecht” in plaats van “inleiding” zou ik je afraden. En je bent De Telegraaf niet: de spanning en sensatie komen van je inhoud, niet van de suggestieve titels. “Doorbraak in de engineering” is wat pompeus voor een stuk over een probleem dat je hebt opgelost.
Afijn: kijk even naar je voorlopige inhoudsopgave. Sommige aanduidingen zullen al duidelijk zijn en geschikt als kop: “inleiding”, “fase 1”, “mindmappen”. Let op twee dingen:
- Is de kop kort maar krachtig? Hoe minder woorden, hoe fijner de kop, over het algemeen. In de voorlopige versie is je inhoudsopgave vaak een rijtje mini-samenvattingen van alle stukken, handig voor de voorbereiding maar zo kun je het niet laten. Dus kijk wat je kunt snoeien, tot je op het punt komt dat je moet stoppen omdat het anders niet meer duidelijk is.
- Zegt de kop iets over de inhoud op een manier die de lezer begrijpt? Wat jij duidelijk vindt is voor de lezer niet altijd duidelijk. Dus pas jargon aan, en denk even na over wat de lezer al weet. Probeer ervoor te zorgen dat alle kopjes al duidelijk zijn voordat de lezer met lezen is begonnen. Voorkom dat de lezer pas halverwege je verslag alle kopjes snapt: die kopjes zijn wegwijzers, die moet je al snappen voordat je er bent!
En nu de jassen aan de kapstok
Heb je dit allemaal op orde, dan ga je schrijven. Je kopjes vertellen al wat je waar moet opschrijven, dus dat gaat vaak als een trein. Let op dat je de lezer helpt, met structuurwoorden en verwijzingen, zie bijvoorbeeld deze site van de Vrije Universiteit.
Wat ik handig vind, is dat ik losse ideeën al op de goede plek kan neerzetten. Stel, ik ben aan het schrijven in hoofdstuk 2, maar ik heb een idee over een ander deel. dan zet ik dat vast onder dat kopje, voor later. Als ik merk dat ik iets nergens kwijt kan, zoek ik een geschikte plek om een kopje toe te voegen.
Wat ik vaak doe, is niet meteen de hele tekst schrijven, maar eerst wat losse steekwoorden over wat waar moet komen. Dus eerst de hele inhoudsopgave aanvullen met steekwoorden en ideeën voor voorbeelden en zo, en daarna pas hele teksten schrijven. Maar dit is ook deels persoonlijk.
Uitleg voor de lezer over inhoud en opbouw
Dan heb je je tekst, en dan moet je even kijken of je je gasten (de lezers) wel goed hebt opgevangen en begeleid. Stel je voor dat ze binnenkomen, en dat je ze rondleidt door je tekst. Kunnen ze makkelijk vinden wat ze zoeken, snappen ze hoe ze van het één bij het ander zijn gekomen? Dit is het moment om (als je dat nog niet had gedaan) elk hoofdstukje een inleiding van een paar regels te geven waarin je het verband met andere hoofdstukken aangeeft, om bij de inleiding de structuur van je tekst even toe te lichten, om na te denken of de lezer misschien sommige dingen op een andere plek verwacht en daar dan een verwijzing te plaatsen naar wat de lezer zou willen vinden. Wees hier royaal mee: je denkt misschien dat je de lezer teveel bij het handje neemt of dat je overdrijft met de structuur maar die kans is extreem klein. Ik ben echt nog nooit een afstudeerscriptie tegengekomen waarin ik het teveel vond.
En nu ga ik dit artikel aan ál mijn afstudeerders sturen, wat zal ik genieten van al die goed geschreven stukken 😉 Hopelijk heb jij er ook wat aan!