Afgelopen week mocht ik terug in de tijd. Mijn studenten moesten hun werk presenteren voor de groep, en dat vonden ze erg spannend. Ze zijn pas drie weken bezig aan hun opleiding, dus dat is niet heel raar! En ineens wist ik zelf ook weer hoe dat was. Hoe ongemakkelijk om als groepje samen te presenteren: er praat er maar één, en de rest weet zich geen houding te geven. En ondanks dat het publiek bestaat uit een handvol medestudenten en een docent, het is éng. En dan nog haperende techniek, groepsgenoten die zich spontaan hebben ziek gemeld, onzekerheid over het niveau dat verwacht wordt…

Ik heb zelf ook een heel traject afgelegd om te komen waar ik nu ben. Knikkende knieën toen ik de hele middelbare school toesprak om te voorkomen dat de leerlingenvereniging instortte… En kijk mij nu eens met plezier voor groepen staan! En ik ben echt niet zo’n type dat makkelijk praatjes maakt op een borrel of energie haalt uit grote groepen: ik ben heel graag alleen en gewoon thuis. Zelfs in de vakantie. Dus als ik het kan, kan bijna iedereen er beter in worden. Bij deze mijn tips en trucs, opgedragen aan mijn studenten. Leuker kan ik het niet voor ze maken, wel makkelijker!

1. Het ziet er voor de groep minder erg uit dan je denkt

Even een reality-check. Heb je weleens iemand zien stuntelen voor een groep? Zijn of haar tekst kwijt, gerommel met kabeltjes, rode wangen, zweetplekken, struikelen, overslaande stem? Gewriemel met een kettinkje, stuiteren, maaiende armen of juist stokstijf staan en eentonig praten? Vast wel. Hoe was dat? Wat dacht je toen? Vooruit: misschien dacht je een keer: “Schiet op, maak een eind aan dit ongemak!”. Maar ik denk niet dat je die persoon stom vond, of dom. Je zag dat die persoon zich niet op zijn gemak voelde, had daar misschien medelijden mee, maar je herkende het ook vast: hé, dat heb ik ook weleens. Draai het nu om: als er bij jou iets “mis” gaat of jij je ongemakkelijk voelt, is dat echt niet erg voor het publiek. Het is voor jou vervelend, maar je publiek kijkt er wel doorheen. Echt waar.

Ik heb een workshop die ik heb geleid op film. Het was voor collega-facilitators, zo’n beetje de beste die ik ken, ik kende ze pas net en moest laten zien wat ik kon. Ik voelde me beroerd. Echt, ik was duizelig, misselijk, had kramp in mijn nek: ik was kortom stiknerveus. En het is altijd raar om jezelf terug te zien op film. Maar ondanks dat ik me erg slecht voelde over mijn prestaties zie je dat er niet aan af. Ík zie het wel, maar voor een ander valt het nauwelijks op. En dat is eigenlijk altijd zo: naast dat de groep het je vergeeft, voelt het erger dan het is. Ik had me niet zo druk hoeven maken over dat ik me zo druk maakte.

Oja, en rode wangen? Hoe meer je denkt “ik heb rode wangen” hoe roder ze worden. Rode wangen zijn charmant en gaan vanzelf over. Niemand die denkt “O, ze heeft rode wangen, haar verhaal is niet goed.”

2. Ieder zijn eigen manier

Er zijn handige tips voor het houden van een presentatie: over je houding, over je stemgebruik, de opbouw van een verhaal. Maar: een presentatie moet bij jou passen, anders klopt het niet. Dus zoek uit wat voor jou werkt en wat niet. Met of zonder Powerpoint, vragen stellen, heen en weer lopen: doe alleen waar jij je lekker bij voelt. Je moet die groep mee zien te krijgen, dat kan alleen als je geloofwaardig bent. Dingen doen die even wennen zijn: OK. Dingen doen die je raar vindt? Nee.

3. Een goed verhaal

Zorg in elk geval voor een goed verhaal in je presentatie. (Of bij een workshop of vergadering o.i.d.: een goede opbouw.) Een presentatie is niet hetzelfde als de inhoudsopgave van een rapport in Powerpoint zetten en die dan punt voor punt doorlopen: die voegt wat toe. Je legt bijvoorbeeld de nadruk op één bepaald aspect, vertelt het verhaal achter de schermen, zoomt dieper in op één onderdeel.

Wat maakt een verhaal aantrekkelijk?

• Mensen. Persoonlijke verhalen ter ondersteuning. Denk aan ervaringen van klanten, herkenbare huiselijke ergernissen (“hebt u dat ook weleens?”), inspirerende voorbeelden: je publiek valt als een blok voor een leuke anekdote of een mooi voorbeeld. Zorg wel dat duidelijk is waarom je het vertelt: maak bijvoorbeeld een verbinding tussen wat saaie statistiek en de mensen die er achter zitten.
• Een opbouw met een kop en een staart. Elk sprookje begint met ” Er was eens…” en eindigt met ” En ze leefden nog lang en gelukkig.” En ertussenin zit een verhaal over een hoofdpersoon die in de problemen komt en daar weer uit komt. Dat format kun je zelf vaak ook aanhouden: wat is de beginsituatie, waar liep je tegenaan, hoe heb je dat opgelost en hoe kijk je nu naar de toekomst? En dan mag je het best omdraaien: beginnen met het nu, vertellen hoe je daar gekomen bent, terugkijken naar hoe het was en concluderen dat het nu veel beter is of zo. Als er maar een opbouw in zit.
• Een duidelijke invalshoek. Je groep volgt je niet als je gewoonweg informatie opsomt: je moet ze als het ware de juiste bril aangeven om je verhaal mee te bekijken. Gééf ze een structuur, geef ze een gevoel, steekwoorden, een hoofdpersoon om mee mee te leven.

4. Jij bent de deskundige

Hoe deskundig je publiek ook is, jij bent de expert als het gaat om wat jij nu wilt vertellen. Realiseer je dat! Een kleuter die in de kring vertelt over zijn weekeinde heeft kennis die zijn leerkracht niet heeft: een mini-expert. Zoek uit welke kennis jij wel hebt en je publiek niet: dát is waar je het over moet gaan hebben.

5. Spiekbrief

Even ervan uitgaande dat je geen autocue hebt (zo’n scherm waarop je tekst langskomt zoals ze gebruiken bij de televisie), dan kan het zijn dat je behoefte hebt aan een geheugensteuntje. Wat je niet moet doen: je verhaal projecteren en dan voorlezen. Je publiek kan dat zelf wel lezen, het voegt niets toe als je dat opleest. Hoe dan wel?

• Heb je dingen als citaten of cijfers die je exact moet kunnen oplepelen? Zet die dan op (genummerde!) kaartjes. Kaartjes vouwen niet om en ritselen niet, dat is prettiger dan papier. (En dat nummeren is als je heen en weer wilt bladeren, of als je de boel laat vallen.)
• Gaat het om de opbouw van je verhaal? Dan heb je aan een enkel woord of beeld genoeg. Ook dat kan op kaartjes. Als je toch al beeldmateriaal bij je presentatie hebt, kun je ook zonder letterlijk je teksten er in te zetten je clues er in verwerken: plaatje van een boom – oja, duurzaamheid.
• Een visuele weergave van de opbouw van je presentatie is leuk voor jou èn voor je publiek. Denk aan een serie foto’s, of een getekend tijdpad (met wat je onderweg tegenkomt).

6. Presentatie als ondersteuning

Zie ook het vorige punt: wat je vertelt en wat je laat zien zijn verschillende dingen, je laat in geen geval jouw tekst zien. Misschien een kopje her en der, maar meer niet. Wat wel? Alleen dingen die iets toevoegen aan wat je vertelt. Dus beeldmateriaal, schema’s, schetsen, ontwerpen, grafieken.

Stockfoto’s en sfeerbeelden zijn vulling: ze voegen weinig toe. Gebruik ze spaarzaam, hooguit om een bepaalde sfeer op te roepen. Lollige plaatjes googlen? Niet doen. Quotes zijn ook af te raden, tenzij je ze echt gebruikt: gebruik je ze niet dan leiden ze je groep alleen maar af.

Vraag jezelf altijd af: kan het zonder Powerpoint? Dat kan vaker dan je denkt. De sfeer knapt er meestal van op als je Powerpoint (en presenteren in het donker!) inruilt voor een paar schema’s op een flipover. Of alleen een paar voorwerpen aan de hand waarvan je het verhaal vertelt.

7. Interactie

Ongemakkelijke situatie: je vraagt iets aan de zaal, en er komt geen reactie. Terwijl interactie juist zo leuk is! Foolproof interactie met je groep:

• Stel geen ongemakkelijke vragen. (“Wie heeft hier last van een slechte adem?”) Houd het veilig (“Wie is hier naartoe gefietst?”) of mild ludiek (“Wie draagt er graag een regenpak?” “Aha, dat dacht ik al: niemand.”).
• Zorg dat je anticipeert op de mogelijke antwoorden. Krijg je geen reacties, zorg dan dat je vooraf hebt uitgezocht hoeveel mensen gemiddeld genomen ja of nee zeggen op jouw vraag. Of benoem het: “Hier steekt niemand zijn hand op. Gelukkig maar. Helaas is dat in een land als India heel anders. Zou je daar deze vraag stellen…”
• Je kunt de groep best om input vragen: een korte brainstorm is bijvoorbeeld heel leuk. “Hoeveel smoezen kennen jullie om onder huiswerk uit te komen?”, “Wat denk je dat kinderen het liefst eten?” of wat creatiever: “Hoe zouden we de mensen hier meer kunnen laten bewegen?” Bedank altijd de groep voor het meedenken, en doe altijd iets met die input, in je verhaal en/of in het echt.
• Stellingen zijn ook een goede manier om je groep aan het denken te zetten. Voor tips voor het formuleren van stellingen kijk je even hier.
• Voor gevorderden: interactie tussen je publiek. Laat ze bijvoorbeeld de persoon naast zich een vraag stellen of zo. Houd het kort, zodat het niet erg is als niet iedereen meedoet. (En bedenk dat dit soort dingen altijd langer duren dan je denkt: het kost tijd om weer terug te komen bij jouw verhaal.)

8. Aandacht voor begin en einde

Het begin en einde van je presentatie kun je voorbereiden. Maak daar gebruik van! Begin met een stelling, een vraag, een verrassend plaatje, een geluid dat de groep mag raden, een geheimzinnig voorwerp… Met een sterk begin is je publiek meteen geïnteresseerd in wat je te vertellen hebt. Dat is de moeite waard, dus denk er over na hoe je de mensen kunt verrassen en nieuwsgierig kunt maken!

Is je verhaal afgelopen, eindig dan liever niet met “Dit was mijn verhaal, zijn er nog vragen?” Beter is het je verhaal netjes af te ronden, bijvoorbeeld met een korte samenvatting (niet projecteren, maar vertellen!) of terugblik. Als je je presentatie nogal abrupt eindigt, zit iedereen nog met zijn oren te klapperen (“nou al?”) en is de kans dat er vragen komen erg klein. Die kans wordt groter als je de mensen laat merken dat je verhaal op zijn eind loopt. Misschien kun je als je beeld gebruikt, een soort samenvattend beeld laten staan aan het einde, zodat je daarnaar kunt verwijzen: ik heb veel verschillende onderwerpen besproken, ik wil u graag uitnodigen er nog even naar te kijken en te bedenken of u nog iets wilt vragen. En geef ze dan echt even de tijd, het lijkt altijd langer dan het is als je staat te wachten!

Nog een trucje, voor als je niet alles in je presentatietijd gaat kunnen vertellen: spreek vooraf met iemand uit het publiek af dat hij daar naar vraagt. “Leuk dat je het vraagt, nou, het zit zo….” De eerste vraag helpt mensen over de drempel!

9. Neem de tijd om de praktische zaken voor te bereiden

Er kan veel gebeuren dat je niet vooraf kunt bedenken, maar je kunt je wel alvast voorbereiden op een paar praktische zaken. Dus zorg dat je voorafgaand aan je presentatie de tijd neemt.

• De ruimte kun je naar je hand zetten: licht, donker, warm, koud, de opstelling van de stoelen…
• Leg je materialen klaar: whiteboard, stift, wisser, flipovervellen? Check! Flesje water? Check! (Probeer stiften even uit! Een lege stift is een vervelende verrassing tijdens je presentatie.)
• Oefen met de techniek! Denk aan de aansluiting van je laptop op de beamer, een aanwijsapparaat, een scherm dat omhoog en omlaag moet, lampen die uit moeten als je een film laat zien. Als je vooraf oefent hoef je je daar tijdens je presentatie niet meer druk over te maken.

Kijk voor je persoonlijke voorbereiding even hier: Bereid je voor

10. Oefening baart kunst

Ik weet het, een dooddoener. Maar: het is wel helemaal waar. Als je met elke keer dat je het doet je jezelf een beetje verbetert kom je er wel. En ja, je kunt veel leren van TED-sprekers (aanrader is bijvoorbeeld het boek “Talk like TED” van Carmine Gallo) en Barack en Michelle Obama. Maar die zijn ten eerste zeer geoefend, ten tweede hebben ze allerlei coaches, speechschrijvers en stylisten die hen helpen en ten derde hebben ze het meest welwillende publiek dat je je zou kunnen voorstellen. Plus supermooie faciliteiten en ondersteunende middelen. Dus léér van ze, maar verwacht niet dat het bij jou na twee keer ook zo gaat als bij hen. Da’s pas na drie keer. Of meer.

Extra tip hierbij: in het land der blinden is eenoog koning. Collega’s en medestudenten vinden je een held als je het “op je neemt” om te presenteren, niemand verwacht een superverhaal. Dus als je durft: maak meters in die veilige omgeving, laat je medestudenten of collega’s de “rotklussen” doen (want ja, jij presenteert immers al!), verdiep je gaandeweg steeds meer in het houden van een goede presentatie en je staat na een paar jaar vol zelfvertrouwen voor een groep. En da’s nooit weg!