Mijn twee oudste kinderen hadden ruzie over wie achter op de fiets mocht en wie zelf moest gaan trappen. Ze werden het niet eens: beiden zeiden dat de ander het laatst achterop was geweest, en dat het nu dus zijn/haar beurt was. Welles, nietes, en dan allebei niet inschikken.

Bij de grote mensen (de “gewassenen” zoals mijn jongste ze noemt) gaat het vaak niet anders. Er wordt uren in kringetjes gepraat zonder dat er ook maar iets verandert.

Het kan hoor, dat een groep zo lekker werkt en zo duidelijk dezelfde doelen voor ogen heeft dat ze als vanzelf tot besluiten komen, constructief samenwerken en informatie uitwisselen. Meestal werkt het niet zo.

Praten over het proces

Wat doe je in een groep die oeverloos heen en weer praat? Dat je denkt: “Dit argument hoorde ik net ook al” of “Ik copy-paste de notulen van vorige week wel”? Vaak is zoiets op te lossen door niet alleen op de inhoud te focussen maar door te praten over het praten. Wat doen we hier eigenlijk? Wat willen we bereiken, en hoe komen we daar dan? (De vakterm hiervoor is metacommunicatie: communicatie over de communicatie.)

Je kúnt allerlei werkvormen gaan inzetten om jullie proces te verbeteren. Ik ben sowieso voor. Maar ook als je je beperkt tot de traditionele ”vergaderwerkvormen” als “het rondje”, “de groepsdiscussie” en “de ellenlange monoloog over stokpaardjes” helpt het al enorm als je met elkaar kunt afspreken wat je gaat doen. Bijvoorbeeld: we discussiëren hier een half uur over en daarna nemen we een besluit.

Praten over het proces van het praten over het proces

Voor ingewikkeldere processen, bijvoorbeeld met heel veel betrokkenen of bij persoonlijke belangen zul je misschien nog een niveau hoger moeten kijken. Je zult misschien de betrokkenen willen laten meedenken over hoe het proces gaat lopen. En bij dat meedenken wil je zorgen dat mensen zich gehoord voelen, zodat ze zich kunnen vinden in het proces. Als mensen het eens zijn met de aanpak dan accepteren ze de uitkomst makkelijker dan wanneer ze het niet eens zijn met de manier waarop die uitkomst tot stand komt.

Dus wat krijg je dan? Dat je gaat praten over het praten over het praten. Zoals de regering nu debatteert over het referendum dat de regering advies geeft.

Wie dan?

In veel gevallen is de voorzitter/leider van de bijeenkomst degene die het proces aankaart, maar dat hoeft niet. Iedereen aan tafel kan constructief meepraten over de aanpak. Over het algemeen waardeert de rest van de groep dat, mits je het een beetje netjes brengt natuurlijk. Dus denk je dat het beter kan, doe dan een voorstel! (Het gebeurt vaker dan je denkt, lees ook “10 Signalen dat deelnemers mee-faciliteren”.) Ik wens je veel constructieve bijeenkomsten!