Onlangs gaf ik een workshop over hoe je vergaderingen met vrijwilligers of leden kunt veranderen van saaie verplichtingen in bijeenkomsten waar iedereen geïnspireerd vandaan komt, en de aanwezigen met zijn allen bijdragen. Natuurlijk is dat “maar” een eerste stap: alleen meedenken is natuurlijk niet genoeg, wil een organisatie die leunt op vrijwilligers of leden lekker draaien dan zullen de mensen ook mee moeten dóen.
Het was een leuke avond, met veel herkenning en verbazing: het ging echt van “Oh, bij jullie gaat dat ook zo” tot “Doen jullie dat zo? Hoe bestaat het!”. Superleuk. (Interessant? Download de handout-vergaderen-met-vrijwilligers-swm.)
Nou ben ik een doorgewinterde vrijwilliger. Ik ben echt heel veel geweest: voorzitter, penningmeester, secretaris, webmaster maar ook commissaris (studenten) huisvesting, steunpuntmedewerker, organisator, logo-ontwerper, campagneleider, flyeraar, jeugdvakantieleider… En vanuit mijn facilitator-achtergrond heb ik uiteraard al vaker mensen mee proberen te krijgen met zo’n club.
9 Tips: hoe je mensen laat meedoen in je organisatie
Dus, vanuit jarenlange ervaring en met de kennis van een facilitator: mijn 8 beste tips voor hoe je mensen zover krijgt dat ze actief meedoen in je organisatie:
- Gouden tip: Waarom zijn je vrijwilligers actief? Speel daar op in! Doen mensen mee om “iets te betekenen voor de samenleving” dan vinden ze het leuk om te zien wat het resultaat is van hun werk. Doen ze mee “voor de gezelligheid”, dan moet je het gezellig maken. Willen ze iets leren? Bied ze trainingen aan. Enzovoorts. Houd een enquête en haak aan bij de antwoorden. (Let op: vraag ook aan de niet-actieve leden wat voor hen zou zorgen dat ze actief worden!)
- Vraag het ze gewoon! Weet je echt zeker dat mensen niet iets (meer) willen doen? Of dat er niet nog méér mensen zijn die iets willen doen? Je weet het pas zeker als je het ze vraagt. En de kans op een antwoord waar je wat aan hebt is het grootst als de vraag specifiek is: wie kan er 100 cadeautjes inpakken vóór 2 december? Wie vindt het leuk en heeft tijd om komende maand tien bedrijven te bellen voor prijzen voor de sponsoractie? Zeg, ik hoorde dat jij tekstschrijver bent, zie jij kans om voor het einde van het jaar de teksten op de site te verbeteren, zodat ze wat frisser over komen? Zeker als je mensen aanspreekt op iets wat ze leuk vinden doen ze het verrassend graag!
- Zet je naam erbij: wordt er meegedacht over dingen die moeten gebeuren? Zorg dat de leden ook meedenken over wat zij zelf kunnen inbrengen! Dat maak je makkelijker door taken op te knippen in handzame stukken en aan te geven hoeveel tijd ze gaan kosten: een uurtje in de week, een weekeinde per maand?
- Zorg voor verschillende soorten taken. Een penningmeester is het hele jaar actief, maar er zijn ook mensen die gewoon af en toe een handzame klus willen aanpakken, of die flexibel moeten zijn en dus de ene keer meer tijd hebben dan de andere keer. Laat hen meedenken over wat ze kunnen bieden, en denk zelf niet alleen in “functies” maar ook in “losse klussen”. Ook handig voor NL Doet!
- Het bestuur bestuurt. De rest is extra. In principe is het bestuur verantwoordelijk voor de grote lijnen (beleid) en voor de afstemming van activiteiten die nodig zijn om je club te laten draaien (voortgang). Het bestuur heeft dus in de eerste plaats een faciliterende taak. Alle andere taken kunnen worden gedaan door anderen, en zelfs redelijk onafhankelijk van het bestuur.
- Het bestuur is geen jukebox. Voorkom dat er een cultuur ontstaat van “u vraagt, wij draaien”: het bestuur bestuurt en heeft misschien een handjevol andere taken, maar als je als lid of vrijwilliger wilt dat iets gebeurt: ga je gang en doe het zelf. En ja: dat betekent dat soms iets niet gebeurt dat de leden of vrijwilligers graag zouden zien gebeuren! Het klinkt hard, maar als je alles “dan toch maar” zelf doet dan zien de mensen niet hoe nodig het is dat ze meedoen. Is er niemand die de klus wil klaren? Dan is het blijkbaar niet belangrijk genoeg voor de organisatie.
- Heb je een schreeuwend tekort aan vrijwilligers, ondanks je fantastische organisatie, kies dan wat je met zijn allen echt wilt doen en wat niet. Doe minder, maar doe wat je doet goed. Dan blijft de kwaliteit overeind. Voorkom dat jij en de organisatie instorten doordat je teveel werk met te weinig mensen doet. Loopt iedereen op zijn tenen dan doe je misschien wel veel, maar niets echt goed, waardoor je in een neerwaartse spiraal belandt: nieuwe vrijwilligers vinden je organisatie niet aantrekkelijk of worden meteen overbelast en haken af, partners zijn ontevreden omdat afspraken niet nagekomen worden, het papierwerk wordt een rommeltje waardoor je geen subsidie e.d. kunt aanvragen. Dus: kies voor kwaliteit op bescheiden schaal.
- Loslaten is een belangrijke taak van het bestuur. Als je duidelijke afspraken hebt gemaakt over wat iemand (of een groepje) gaat doen en wanneer en wat het mag kosten, dan hoef je het niet meer zelf te doen. Zijn ze nog niet zo ervaren dan kun je ze bellen hoe het gaat, sowieso leuk, maar geef ze ook de ruimte om het op hun eigen manier te doen. En zorg dat nieuwe aanwas kan oefenen en fouten maken op bescheiden schaal.
- Doe iets met elk idee, en laat dat de bedenker weten. Niet elk idee is bruikbaar, als je een idee niet bruikbaar vindt, geef dan goed aan waarom je er nu niets mee kunt. Ook dát is “er iets mee doen”. Het is tof dat mensen met je meedenken! Is een idee bruikbaar, al dan niet in aangepaste vorm? Nodig de bedenker uit om het zelf uit te voeren of om mee te denken over de invoering.
Vrijwilligerswerk en werken met vrijwilligers kan enorm veel voldoening geven. Dus zet samen de schouders eronder!