Heb je veel vergaderingen in je werk? Dan ken je waarschijnlijk het hondenpaaleffect. Ik leg het je uit, en vertel wat je kunt doen om het te vermijden!

Honden bakenen hun terrein af met urine. De hond die het laatst en het hoogst tegen een bepaald paaltje, muurtje of boompje heeft geplast is de belangrijkste. Dit is een mannending, teefjes doen dat niet.

Mensen doen dit soms op vergaderingen ook: ongeacht het onderwerp over elk punt het laatste woord willen hebben. Vaak zeggen ze dan hetzelfde als hun voorganger, maar in iets andere woorden. Ook bij mensen is dit meestal een mannending.

Dit is vervelend, omdat het enorm veel tijd kost. Dat maakt vergaderingen saai en lang, en weinig effectief. Dus hoe los je dit op? Hoe voorkom je dat iedereen overal zijn plasje over gaat doen? Het beste werkt een combinatie van twee acties:

Ten eerste: het gaat om status hè, sommige mannen hebben dit blijkbaar nodig. Compensatie ofzo, ik weet het niet? Dus het is handig als lang lullen niet meer statusverhogend werkt. Een slimme aanpak is de zeikerds zo ver zien te krijgen dat ze vinden dat de vergaderingen effectiever moeten. Geef ze vooral het idee dat ze dat helemaal zèlf bedacht hebben hè! (Klaag bijvoorbeeld over de vergaderingen die zo lang duren, en vraag je hardop af: “Wat zouden we er nou aan kunnen doen?”)

Ten tweede pas je wat “metacommunicatie” toe: praten over het praten. Ben je zelf de voorzitter van de vergadering dan is dat makkelijk, anders iets lastiger, maar het kan nog steeds. Benoem helder dat het doel van het gesprek niet is dat er iemand “gelijk krijgt”, het gaat om informatieuitwisseling. Je wilt bijvoorbeeld de beste oplossing, dat wil je allemaal, toch? Je gaat dus niet discussiëren, het gaat om inventariseren: welke argumenten zijn er, welke vragen, welke informatie? Dat kan handig op een whiteboard of flipover, maar gewoon voor jezelf opschrijven kan ook prima.

Als iemand dan alsnog iets zegt dat al min of meer gezegd is, kun je hem/haar vriendelijk vragen: komt wat je nu zegt overeen met…? Soms verzint iemand dan nog een mini-detail waarom hij/zij dat ècht nog moest zeggen, maar vaker zal hij/zij daarna gaan nadenken of hij/zij nog èchte toevoegingen heeft. En die zijn natuurlijk altijd welkom, laat het maar een sport worden om nog meer aandachtspunten te verzinnen!

Je kunt het ook op papier doen, dat inventariseren: ieder schrijft elk punt op één post-it, en die verzamel je daarna. Dat werkt snel en laat iedereen aan bod komen. Nadeel is dat het niet zo geschikt is voor zaken die wat langere uitleg nodig hebben.

Van harte beterschap met je vergaderingen!