In het vorige artikel heb ik je laten zien wat ik doe vóór ik een bijeenkomst ga vormgeven aan de hand van doel, opdrachtgever en probleemeigenaar. Nu vertel ik je over de volgende stap: de planning. Wàt je precies gaat doen (feest, brainstorm, symposium..) laat ik aan jou over (lees: teveel informatie voor één artikel), maar zo zorg je dat het programma klopt. Ik gebruik daarvoor een tabel zoals hieronder. Vorige keer hebben we het bovenste stuk bijna helemaal ingevuld, nu ga je de kolommen invullen. (Bij “sessie” zet je de organisatie en de datum van de sessie, of iets anders waaraan je het programma meteen herkent.) Ik ga er even vanuit dat het je lukt om zelf een tabel te maken en uit te breiden, zoniet: mail me even…

	Sessie:			Opdrachtgever:
	Doel:			Probleemeigenaar:
Minuten	Tijd	Activiteit	Inhoud	Materialen		Resultaat

Wat ga je doen?

Je begint met de activiteiten. Wat ga je doen? In steekwoorden zet je dit neer in de kolom “activiteit”. Gewoon elke losse activiteit in een hokje, dus bijvoorbeeld hokje 1: welkom, hokje 2: introductie, hokje 3: kennismaking enzovoorts. Iets meer uitleg kun je kwijt onder inhoud: wat is het precies? Het hoeft nog lang niet af te zijn, dat komt nog. Want je moet eerst weten of het pást. Dus dan doe je de tijd:

De tijd

De kolom tijd: hier komt straks, uiteindelijk, de begintijd van elke stap. Exact. Afwijken kan altijd nog, maar een realistische planning scheelt een hoop gedoe. Ben je met een kleine groep op één plek, dan plan je alleen de activiteiten zelf. Ben je met een grote groep, of zijn de plekken waar je bent niet vlak bij elkaar, dan plan je ook “wisselmomenten” of “verplaatsen”. Houd er rekening mee dat groepen langzaam verplaatsen. Voeg nu even die wisselmomenten in tussen de activiteiten, als dat (nog) nodig is.

OK, zo plan je de tijd: In de kolom minuten zet je het aantal minuten dat de activiteit volgens jou gaat duren. Daarna ga je dat optellen, en dan zie je of het past in de tijd die je hebt of die je wil gebruiken. Te weinig minuten of teveel minuten?

• Check even of een iets ruimere of krappere planning mogelijk is, en of dat het probleem oplost. Tijd vliegt voorbij, dus tijdwinst is vaak lastiger dan dingen iets langer laten duren.
• Veel te weinig? Dan mag je een activiteit toevoegen! Makkelijke succesnummers zijn bijvoorbeeld “kwaliTIJD voor jezelf” of “wandeling in de omgeving”, heel geschikt na het middageten.
• Veel te veel? Dan zul je echt moeten schrappen. Echt. Anders kom je in de knoei, en hebben jij en de rest van de groep de hele dag een gejaagd gevoel terwijl jullie aan het einde nog lang niet bij de resultaten zijn. Activiteiten schrappen kan betekenen dat je je programma moet omgooien omdat het in uitgeklede vorm niet meer werkt. Je kunt ook tot de conclusie komen dat met de tijd die je hebt de beoogde resultaten onmogelijk zijn, en je doel bijstellen. (In overleg met je opdrachtgever natuurlijk.) Niets zo vervelend als te weinig tijd, dus echt, los dit op.

Kloppen de minuten als je ze optelt? Dan zet ik in de kolom “tijd” de echte tijdstippen. Een kwestie van minuten optellen bij de begintijd. (Is dat af, dan haal ik de kolom met de minuten per activiteit weg, maar dat hoeft natuurlijk niet.)

Activiteiten uitwerken

Lijkt de planning te kloppen? Dan ga je weer terug naar de activiteiten. Die moesten nog verder uitgewerkt worden, dat ga je nu doen. Bij “welkom” komt dan bijvoorbeeld: ontvangst met koffie, thee, bolus (ik werk in Zeeland!), en opmerkingen als “Marieke doet badges en presentielijst”. (Ben je met een groot team dan zul je waarschijnlijk meer kolommen gaan gebruiken, voor ieders taken, maar ik ga er nu vanuit dat je alleen of met twee bent.) Vul nu ook, zo ver als je kunt, de volgende kolommen in: materialen (koffie, thee, bolus, badges, presentielijst, pen), resultaat (mensen voelen zich welkom, duidelijk of iedereen er is). Dat doe je voor al je activiteiten. Dat is veel werk, maar het is echt nuttig: het dwingt je om goed na te denken over alle stappen.

De puntjes op de i

“Poeh, klaar,” denk je dan misschien. Maar om het echt een super bijeenkomst te maken, ga je de boel nog eens bekijken. Hierbij let je vooral op de opbouw, overgangen en aansluitingen:

• Is het programma een beetje prettig opgebouwd en in balans? Let bijvoorbeeld op afwisseling. Ook is het belangrijk dat je programma een kop en een staart heeft, dat het hoogtepunt niet als eerste is waarna het als een nachtkaars uit gaat, dat soort dingen. Een prettig programma bouwt rustig op en eindigt met een positieve activiteit. (Dus bijvoorbeeld niet eindigen met “welke ideeën vallen af” maar met “dit zijn de ideeën waar we mee door gaan”.)
• Van de ene activiteit naar de andere moet een goede overgang zijn: logisch, niet te abrupt e.d.. Heb je weleens een feestje meegemaakt waar de gelegenheids-dj ineens een plaatje van een totaal andere muzieksoort op zijn speler legde? Dat effect wil je vermijden. Beeld je in dat je als deelnemer (dus vaak onwetend van wat er verder komt) van de ene in de andere activiteit terecht komt, dat helpt hierbij.
• De activiteiten moeten op elkaar aansluiten: als je bijvoorbeeld een besluit wilt gaan nemen zul je eerst moeten zorgen dat iedereen weet waar het over gaat en welke argumenten belangrijk zijn, en moet men een mening hebben kunnen vormen. Maar ook: als je in de ene activiteit de metafoor “een wereldreis per schip” gebruikt, is het onhandig en verwarrend om de volgende activiteit een andere metafoor te nemen.

Soms merk je dan dat een stap tussen twee activiteiten te groot is, dan moet er nog wat tussen. Of je ontdekt ineens een rode draad: handig, hang de rest daar dan ook maar aan op! Of een activiteit valt er een beetje buiten, of lijkt teveel op iets anders: schrappen is soms het beste dat je kunt doen. En soms moet je dan dus echt een paar stappen terug doen, omdat de ene aanpassing tot de andere leidt. Sorry! Dit is echt priegelwerk, het gaat nu ook om de details. Maar krijg je alles in elkaar gepuzzeld dan heb je een programma dat staat als een huis. Ook als je op de dag zelf nog wat wilt of moet improviseren heb je hiermee een superdegelijke basis.

Bonus: je kunt nu uit de kolom materialen precies halen wat je moet klaarleggen, maken of kopen.

Zet ‘m op!