Ik ga twee uitersten voor je schetsen:

1. Een vergadering met je collega’s. Niets nieuws: de agenda bevat dezelfde onderwerpen als vorige week en de week dáárvoor, je kent elkaar door en door, en er gebeurt werkelijk waar nóóit wat op die vergaderingen. De notulen zijn zodanig hetzelfde dat de notulist soms vergeet de datum aan te passen bij het copy-pasten, zo voorspelbaar. Gaap.
2. Een sessie in een hechte gemeenschap die je niet kent. Je weet dat sommigen het confronterend vinden wat er gebeurt, maar je weet niet wat er te gebeuren staat. Duurt het een uur? Of tot diep in de nacht? Wat gebeurt er met je, wat wordt er van je verwacht, kun je wel ongezien er tussenuit piepen als je het niet ziet zitten? En dan moet je óók nog verplicht tien nieuwe ideeën voor jouw persoonlijke ontwikkeling zien te krijgen. Geen wonder dat je slecht geslapen hebt vannacht.

Het verschil? Spanning en sensatie. Risico.

Risico gebruiken

Dat kun je gebruiken als je een bijeenkomst voorbereid, als facilitator, voorzitter of trainer. Immers: zonder wrijving geen glans en out-of-the box is per definitie búíten de gebaande paden. Dus iets van verrassing, spanning, ongemak is vaak heel constructief. Als je alleen maar beleefdheden uitwisselt lossen onderhuidse spanningen nooit op, als je binnen het bekende zoekt vindt je nooit een nieuwe oplossing. Maar goed, teveel spanning, zodat je het gevoel hebt aan een occult ritueel in één of andere enge sekte mee te doen is ook weer niet lekker. We zoeken dus naar een optimaal risico. (Dat doen ze ook bij het ontwerpen van speeltuinen weet ik uit ervaring: je moet er, om je lijf te oefenen, kunnen vallen en opstaan. Dus wel je hoofd kunnen stoten, maar zonder dat je meteen een gat in je kop hebt, en wel kunnen vallen maar niet zomaar en niet té ernstig.)

Let daarbij ook op je doelgroep: erg introverte mensen, die nieuw zijn in de groep, zoeken een andere mate van risico dan thrillseekers die al jaren meedraaien in het workshopcircuit. Dat zegt niets over hun belang voor de groep of over hun ideeën, dus moet je voor beiden je bijeenkomst acceptabel zien te maken.

Het mengpaneel

Daarbij heb je een aantal zaken die je kunt beïnvloeden. Balanceer tussen veilig en spannend:

• Vertrouwd: bekende mensen, structuur, weten waar je aan toe bent, individueel (maar niet voor de groep), geen tijdsdruk, eerst denken dan doen, bekende werkvormen, thuis of op zeer bekend terrein: kortom alles wat veilig, duidelijk en vooral buiten de spotlights is.
• Spannend: onbekenden, chaos, onverwachtse wendingen en gebeurtenissen, massaal, voor publiek, onhaalbare deadlines, improviseren, nieuwe werkvormen, verrassende locatie; kortom alles wat nieuw, nog te ontdekken en liefst ook nog op een podium is.

Balans tussen vertrouwd en spannend

Bij een goede balans zul je kijken naar wat al vastligt en daar de rest op afstemmen:

• Een door en door op elkaar ingespeelde groep kun je best uit hun comfortzone halen met wat verrassingen en improvisatie.
• Kennen de deelnemers elkaar niet dan helpt structuur om mensen zich op hun gemak te laten voelen.
• Heb je een zeer gemengde groep, dan kun je bijvoorbeeld de waaghalzen laten presenteren, en de mensen die liever wat op de achtergrond blijven een schriftelijke werkvorm aanbieden. Benoem dat niet zo hè, niets zo lullig dan als verlegen persoon “verlegen” worden genoemd in een groep. Rode wangen… Laat mensen gewoon kiezen, nodig eventueel de durfals uit voor het enge werk.
• Is de groep heel klein dan staat iedereen in de spotlights. Dat is confronterend. Zorg dus voor wat extra mogelijkheden om vertrouwen op te bouwen: eerst goed kennismaken met een niet te wilde methode, dan wat rustig werk. Als je aftrapt met een confronterend kennismakingsspel (denk: over de streep, en dan vragen “wie heeft er weleens een soa gehad?”) ben je de helft van je groep kwijt voordat je begint.
• Heb je een “exotische” locatie? Combineer dat liever niet met een dagprogramma dat uitloopt tot diep in de nacht, “raar” eten (iemand een insectenburger?) of een gebrek aan privacy. Niet iedereen past in Expeditie Robinson.
• En andersom: zit je in jullie eigen vergaderhok, doe het dan eens allemaal helemaal anders. Dat werd tijd. En scheelt tijd.

Ik ben benieuwd naar je ervaringen hiermee!