Waarom is de Efteling zo leuk? Wat maakt een bezoek aan IKEA een belevenis? Waarin verschilt AH van Jumbo? De uitstraling, look & feel, beleveniswaarde. Een voorbeeld van heel dichtbij:

Bij mij thuis (hier links van de lantaarnpaal) wordt geleefd door twee volwassenen en drie kleine kinderen, en zo ziet het er ook uit. Speelgoed in de vensterbank, schoentjes in de gang, een box, een verdwaalde bal of twee (drie, vier…), rugzakje in de keuken, felgekleurd plastic servies tussen het IKEA-aardewerk, stoepkrijttekening op het terras: dat werk. Gezellig, en functioneel voor ons. Kinderbezoek voelt zich snel thuis en kan zich goed redden. Andere ouders met jonge kinderen weten meteen dat het hier niet uitmaakt als er wordt geknoeid en dat er vast nog wel ergens een luier in de maat van hun kinderen te vinden moet zijn. En ze maken zelf wel even een beker diksap als daar behoefte aan is.

Nou willen we dit huis verkopen. (Fijn huis, maar te klein geworden.) En dan is het ineens een ander verhaal: dan moet het ruimtelijk, neutraal, voor velen geschikt maar toch gezellig ogen. Dat betekent een metamorfose! Waarin we overigens prima geslaagd zijn. Helaas betekent dat ook dat we bij elke kijker weer alle speelgoed, fietsjes, ballen, vingerafdrukjes, felgekleurd plastic en losse sokken uit beeld moeten halen…

Waarom is dat zo belangrijk? Bij het kiezen van een huis (product, vakantie, geliefde) heb je wat logische argumenten (afstand, prijs, aantal kamers) maar uiteindelijk zijn mensen minder rationeel dan ze denken. En dus tellen dingen als eerste indruk, sfeer, geur en of je zelf met je goede been uit bed bent gestapt of juist behoorlijk slecht aan je dag bent begonnen stevig mee. Eigenlijk een marketingverhaal, lees maar eens over Imagineering.

De look & feel van een bijeenkomst

Ook in een bijeenkomst geldt dat. Een kantoorvoorbeeld: een vergadering waarbij iemand getrakteerd heeft omdat hij net vader is geworden voelt heel anders dan een vergadering waarbij de muren zijn behangen met dalende-omzet-grafieken. Dus naast het hele praktische (hebben we alle informatie, wat doen we, is er koffie) spelen ook factoren mee die we meestal helemaal niet meenemen in de voorbereiding of het ontwerp van een bijeenkomst. Jammer, want ze kunnen de aanwezigen in een stemming brengen die helpt bij het bereiken van je doel. Zie ook de minisessie van gisteren: het thema en de sfeer waren essentieel voor de opbrengst.

Zo maak je je bijeenkomst memorabel:

De knoppen waaraan je kunt draaien om de gewenste sfeer neer te zetten:

• uitnodiging (bijv. “kom je ook op ons feestje” is anders dan “het bestuur nodigt u uit voor de jaarlijkse vergadering”)
• locatie (bijv. kantoorkolos, strandtent)
• opstelling meubilair (bijv. zitten op de grond, ronde tafel, caféopstelling)
• verlichting (bijv. geel schemerlamplicht, TL, zonlicht)
• moment van de dag (bijv. ’s ochtends vroeg, lunchbijeenkomst)
• planning (bijv. gejaagd door de wind, slow, strak, we zien wel)
• werkvormen (bijv. keihard vergaderen, dialoogproces, voetschilderen)
• catering (bijv. koffie en koffiekoek, alcoholvrije cocktails, oerbrood en boerenmelk)
• middelen (bijv. beamer, flipover, rol behang, vouwblaadjes, zand en klei)
• materialen van dit alles (bijv. natuurlijk en onbewerkt, techno, luxe)
• grafisch ontwerp, lettertypes (bijv. richting huwelijksuitnodiging, gebruiksaanwijzing, speelgoedfolder)
• kleding van deelnemers en voorzitter/facilitator (bijv. badjas, office casual, kokstenue)
• accessoires, make-up enzovoorts van voorzitter/facilitator: een groot horloge ondermijnt een “leef in het nu” verhaal behoorlijk, en stevige make-up staat niet zo best in een workshop over pure schoonheid. Andersom verhoogt mijn zakmes mijn credibility onder technici aardig…
• geur (bijv. kantoorparfum (dat bestaat!), paardenstal)
• geluid (bijv. stilte, klassiek, oerwoudgeluiden, latin jazz, straatgeluiden)
• manier van doen (bijv. popie-jopie, extreem kalm, formeel)

Doe precies genoeg: te weinig sorteert geen effect, teveel maakt dat je bijeenkomst niet serieus genomen wordt. (Of daadwerkelijk ontaardt in een feestje/middeleeuws strijdtoneel/schaaktoernooi.) En wees consistent in de dingen die je doet, anders werkt het averechts. Lukt het, dan is het echt genieten! En geweldig voor de resultaten.